L’Espace Collectivités: un outil, une démarche globale

Depuis 2017, le Département de la Seine-Maritime propose aux collectivités le dépôt des demandes de subventions par voie dématérialisée pour un nombre restreint de dispositifs. Rapidement, l’usage simple est bien approprié (plus de 90% de demandes déposées par ce biais). En 2023, notre collectivité a souhaité se doter d’une plateforme unifiée de gestion des demandes de subventions, à destination des collectivités, des associations comme des usagers (220 dispositifs d’aide). La 1ère phase du projet concerne les subventions à destination des collectivités. En mars 2024, est lancé l’Espace Collectivités, point d’entrée unique pour toutes les sollicitations des collectivités : Conseil et Appui de Proximité CAP76, demandes de subventions et prêt de matériel. Ce nouvel outil de gestion de la relation usager offre de multiples fonctionnalités : dépôt de pièces, dialogue entre le demandeur et les services départementaux, suivi de l’avancement des demandes ... La seconde étape, qui débute, consiste à déployer l’outil à l’intégralité des subventions aux collectivités (120 dispositifs dématérialisés à terme). Elle s’accompagne d’une démarche globale d’optimisation des procédures d’instruction et de gestion des subventions à l’échelle du Département.

Sous l’impulsion de la direction générale des services, le projet revêt un caractère stratégique de par son périmètre (9 directions « métiers » et 4 directions « support » impliquées, environ 120 dispositifs d’aide dématérialisés). Il est également à noter le caractère pluridisciplinaire de l’équipe projet, composée d’experts de la transformation numérique et de l’innovation, de spécialistes du conseil et des subventions à destination des collectivités et de consultants en organisation et en accompagnement au changement. Enfin, la méthodologie suivie pour le déploiement de la plateforme s’appuie sur les principes de l’intelligence collective et du design de service, au travers de 14 ateliers collaboratifs associant les cadres, les instructeurs de subvention et des agents de collectivités utilisant la plateforme.