Démarche d’évaluation et régulation de la charge d’activité d’une DGA solidarité

Une démarche co construite et portée collectivement : un véritable projet managérial autour de la charge d'activité - Méthodologie et outils (grilles de repérage, tutoriels, etc) co construits en intelligence collective par des managers "expérimentateurs" avec l'appui de l'ARACT Centre VDL - Formations en interne des managers et portage de la démarche par une équipe de managers référents au sein de chaque direction ("les managers aident les managers") - Mise en œuvre collective de la démarche : travail des agents en binôme ou en groupe selon leurs métiers ou missions dans une démarche de pair aidance - Réflexions collectives de chaque service sur ses missions, la charge d'activité (y compris la charge mentale et émotionnelle) et co construction par le manager et les agents de propositions de régulation (actions de formation ciblées, nouvelle organisation, répartition différente des activités, création de nouveaux postes, etc) - Communication régulière sur la démarche à travers une "newsletter DERCA" numérique - Evaluation à posteriori par questionnaire des cadres et des agents

Une démarche d'amélioration des conditions de réalisation des missions des agents et de prévention des RPS : un outil de performance collective et individuelle - Régulation concrète et perceptible de la charge d'activité à partir de 2022 : amélioration des délais de paiement, baisse de l'absentéisme, réorganisation des missions entre les agents selon la charge d'activité et refonte des fiches de postes, etc - Prise de conscience collective de l'importance de la QVCT et de son lien avec l'organisation concrète des missions : prévention des RPS, notamment par le repérage des difficultés individuelles et collectives, et des actions d'identification et de correction des "irritants" quotidiens de l'activité des agents (ressources logistiques, outils informatiques, organisation des réunions, etc) - Suite aux arbitrages sur la base des constats d'une charge d'activité trop importante pour les équipes, création ou pérennisation en 2022 de 33 postes (gestionnaires et instructeurs, agents d'accueil, personnel administratif, etc) - Utilisation de la démarche comme un outil de conduite et d'accompagnement au changement : lancement de plusieurs projets de direction sur la base des enseignements et constats de la DERCA

Une démarche ambitieuse, opérante et suivie d'effets : une démarche à poursuivre dans le temps et à généraliser - Résultats concrets de la démarche : création ou pérennisation de 33 postes, un résultat source de satisfaction et à la hauteur des enjeux et des efforts fournis - Poursuivre la démarche initiale en intégrant la méthodologie dans les pratiques managériales : reprise de la méthodologie tous les ans à l'occasion des évaluations annuelles des agents, lors des projets de réorganisation, etc - Projet de généraliser la méthodologie à l'ensemble des services de la collectivité dans le cadre du projet de mandat : l'évaluation et la régulation de la charge d'activité comme un enjeu d'une politique QVCT forte, qui fait partie de la marque employeur du département - Deux webinaires de présentation de la démarche sur le réseau IDEAL CO, un troisième en préparation https://vimeo.com/826955631